REQUISITOS
Cuando se trata de cuentas comprobantes con entregas parciales, se deberá mantener el orden cronológico de entrega, es decir, si el proveedor no ha entregado la primera no se recibirá la segunda o tercera cuenta por pagar. Factura con los sellos del Departamento o depósito que recibió la mercancía, fecha y firma del servidor público responsable del recibo de la misma. La factura debe ser formal (Nombre de la empresa, RUC, secuencia numérica, dirección, etc.). Para efectos de los timbres fiscales, debe procederse de acuerdo a lo establecido en el artículo 35 de la Ley 6 de febrero de 2005, que implementa un Programa de Equidad Fiscal, Gaceta 25232 de 3 de febrero de 2005.
DOCUMENTOS A PRESENTAR
- Orden de Compra original, o copia autenticada del contrato (cuando la cantidad total del objeto del contrato u orden de compra se especifique en una sola entrega).
- Copia de la Orden de Compra o Contrato con sello original de la Sección de Contabilidad del Almacén de Medicamentos y la firma del servidor público responsable. (Solo para entregas parciales).
- Informe de recepción original, sin tachones ni borrones.
- Número de cédula de identidad personal cuando se trata de cuentas que son a nombre de personas naturales.
- Nota de “recibido a satisfacción”, en el caso de alquileres y otros servicios.
- Original del Comprobante de Orden o Adenda si hay modificaciones en la Orden de Compra o Contrato.
- Copia de la solicitud de prórroga formulada por el proveedor.
- Original del documento de prórroga si la fecha de entrega en el informe de recepción es diferente a la original de la orden de compra o contrato.
- Copia de la Resolución de la Junta Directiva de la Caja de Seguro Social, si el monto total de la Orden de Compra o Contrato requiere por la Ley Orgánica de la Institución de la aprobación del gasto.
- Resolución de excepción de exoneración si se trata de proveedor único o distribuidor exclusivo.
- Carta de Compromiso de reposición de medicamentos que se reciban con fecha de expiración inferior a la pactada (siempre y cuando aparezca en la orden de compra o el contrato).
- Original del aviso de cobro de multa impuesta o reconsideración.
- Formulario de Recepción de Bultos.
- Cualquier otro documento relacionado con dicho pago.
- Firma del Representante Legal o persona autorizada.
